El fons documental de la UOC es compon de tots els documents produïts o generats per la Universitat o per qualsevol persona que hi estigui adscrita en l'exercici de les seves funcions i que en finalitzar la tramitació administrativa passen a formar part de l'Arxiu de la Universitat per a conservar-los, o bé per a avaluar-los i aplicar-hi polítiques finals de conservació permanent o d'eliminació un cop transcorregut un període concret de temps determinat per norma.
Quins són els principals documents que han de ser objecte d'un control per part d'un sistema d'arxiu?
- documents dels òrgans de la Universitat
- expedients acadèmics dels estudiants
- expedients dels treballadors
- documents de la programació acadèmica
- memòries i publicacions institucionals
- documents de gestió de la recerca
- documents que evidencien l'ajust a la normativa i la legislació de la UOC
L'Arxiu de la UOC disposa d'una Guia d'Arxiu normalitzada del seu fons i la descripció del seu context, contingut, estructura i les seves condicions d'accés i ús per als usuaris tant de la comunitat universitària que integren la UOC com de la ciutadania en general.
Dipòsits d'arxiu consolidats
Actualment estan identificats i descrits els següents dipòsits d'arxiu consolidats a la UOC:
- Arxiu Acadèmic: sobre la base del sistema no presencial i descentralitzat dels assumptes acadèmics, la UOC té un únic dipòsit d'arxiu dels expedients acadèmics dels estudiants.
- Arxiu Institucional: és on es conserven els documents essencials de la Universitat, de la Fundació per a la Universitat Oberta de Catalunya i dels consells d'administració de les empreses associades a la UOC.
- Arxiu Històric: és on es conserven de manera permanent els documents que no tenen cap vigència administrativa i reflecteixen la memòria de la Universitat mitjançant el seu valor històric o cultural.
- Arxiu Central: és on es conserven els documents que hi són transferits des de les diferents àrees o oficines de la UOC un cop finalitzat el tràmit i quan es consulten de manera esporàdica, fins que s'eliminen o es conserven de forma permanent a l'Arxiu Històric.